Terminrunden

Mit einer Terminrunde planen Sie viele fällige Wartungen auf einmal. blinkpilot sucht für jeden Kunden einen passenden Termin, bildet sinnvolle Tagestouren und lädt die Kunden nach Ihrer Freigabe per E-Mail ein.

Ablauf

Entwurf → Termine berechnen → Vorschau prüfen → Freigeben und einladen → Kunden antworten

Schritt 1: Entwurf anlegen

Gehen Sie zu Wartung > Terminrunden. Sobald Ihre Anlagen Wartungspläne haben, legt blinkpilot jeden Montag automatisch einen Entwurf für die übernächste Woche an. Alternativ klicken Sie auf Neue Terminrunde:

1. Wählen Sie den Zeitraum (Von, Bis). Vorbelegt ist die übernächste Woche bzw. – wenn Sie aus den Fälligkeiten kommen – der Zeitraum dieser Gruppe
2. blinkpilot zeigt sofort, wie viele Wartungen in diesem Zeitraum fällig sind. Wartungen, die schon in einer anderen Terminrunde stecken, zählen nicht mit
3. Klicken Sie auf Terminrunde anlegen. Erst jetzt wird der Entwurf angelegt – mit Abbrechen entsteht nichts

Gibt es für den Zeitraum schon einen Entwurf, bietet der Dialog Zum Entwurf an. Mit Trotzdem neu anlegen legen Sie bewusst einen weiteren an, z. B. für eine Runde nur mit einem bestimmten Monteur.

Hinweis: Ist Neue Terminrunde ausgegraut, gibt es gerade keine offenen Fälligkeiten – entweder hat noch keine Anlage einen Wartungsplan oder alle offenen Fälligkeiten sind schon in Terminrunden verplant. Neue Fälligkeiten berechnet blinkpilot jede Nacht.

Im Entwurf legen Sie den Planungszeitraum fest. Änderungen werden automatisch gespeichert – einen Speichern-Knopf gibt es nicht. Nach einer Änderung des Zeitraums lädt blinkpilot die passenden Wartungen neu. Sie sehen alle offenen Fälligkeiten, deren Zeitfenster in diesen Zeitraum fällt – gruppiert nach PLZ-Bereich und Kunde. Entfernen Sie per Häkchen alles, was diesmal nicht dabei sein soll.

Unter Ohne Kontakterlaubnis stehen Kunden, die blinkpilot nicht per E-Mail einladen darf oder kann – mit Grund:

• Keine E-Mail-Adresse hinterlegt
• E-Mail-Adresse ist abgemeldet
• Keine Rechtsgrundlage (kein Vertrag und keine Einwilligung)

Diese Kunden werden nicht in der Terminrunde eingeplant. Ergänzen Sie die Angaben beim Kunden oder erstellen Sie einen Wartungsauftrag direkt beim Kunden und vereinbaren den Termin telefonisch.

Hinweis: Eine Terminrunde umfasst höchstens 60 Kunden. Wählen Sie mehr aus, werden die dringendsten zuerst eingeplant, der Rest bleibt für die nächste Terminrunde.

Brauchen Sie den Entwurf nicht, wählen Sie Entwurf verwerfen.

Schritt 2: Termine berechnen

Klicken Sie auf Termine berechnen. Ist der Knopf ausgegraut, steht darunter der Grund – etwa, dass im Zeitraum keine Wartung fällig oder keine ausgewählt ist. blinkpilot sucht Termine bei Monteuren mit der nötigen Qualifikation und berücksichtigt dabei Arbeitszeiten, Abwesenheiten und bestehende Termine. Der Fortschritt zeigt, für wie viele Besuche schon gesucht wurde. Sie können die Seite währenddessen verlassen – die Suche läuft weiter.

Die gefundenen Termine sind zunächst vorläufig – noch erfährt kein Kunde davon.

Schritt 3: Vorschau prüfen

Oben stehen die drei wichtigsten Zahlen:

• Besuche mit Termin – diese Kunden erhalten bei der Freigabe eine Einladung
• Ohne Termin – Besuche dieser Terminrunde, für die kein Termin gebucht ist. Sie müssen sie einem anderen Monteur zuweisen oder entfernen, bevor Sie freigeben können
• Ohne Kontakterlaubnis – Kunden ohne E-Mail-Adresse oder Einwilligung

Darunter folgen Monteure, Tagestouren und Kilometer (Luftlinie). Wartungen, für die im Zeitraum kein freier Termin gefunden wurde, gehören nicht zur Terminrunde und kommen in der nächsten Terminrunde wieder.

Die Übersicht nach Tagen zeigt jeden Tag des Zeitraums: oben die Besuche dieser Terminrunde, unten, wie viel Prozent des Arbeitstags insgesamt verplant sind (gelb ab 80 %, rot ab 90 %). Darunter folgen Hinweise (z. B. Ausreißer, Umwege oder ein Tausch, der Kilometer spart) und die Tagestouren mit Uhrzeiten und Anfahrt.

Passen Sie die Planung an:

• Anderer Monteur – blinkpilot sucht beim gewählten Monteur den nächsten freien Termin im Zeitraum. Findet sich keiner, wird der Kunde in der nächsten Terminrunde neu geplant
• Entfernen – der vorläufige Termin wird gelöscht, der Kunde kommt in der nächsten Terminrunde wieder

Schritt 4: Freigeben und Kunden einladen

Klicken Sie auf Freigeben und Kunden einladen. Bevor etwas versendet wird, nennt der Dialog:

• wie viele Kunden jetzt eine E-Mail mit ihrem Terminvorschlag erhalten
• dass die Termine vorläufig bleiben, bis die Kunden antworten – ohne Antwort bis zur Frist wird der Termin freigegeben und Sie erhalten eine Aufgabe zum Anrufen

Mit Beispiel-Mail ansehen sehen Sie die Einladung so, wie der erste Kunde sie erhält (die Links haben in der Vorschau keine Funktion). Mit E-Mails jetzt senden wird die Terminrunde Aktiv.

Wichtig: Versendete E-Mails lassen sich nicht zurückholen. Prüfen Sie die Vorschau deshalb vorher.

Gefällt Ihnen die Vorschau nicht, wählen Sie Verwerfen. Alle vorläufigen Termine werden gelöscht, die Wartungen werden in einer späteren Terminrunde neu geplant.

Nach der Freigabe

Die Seite zeigt zuerst, was zu tun ist:

1. Rückrufe – Kunden, die angerufen werden möchten (gelb hervorgehoben, siehe unten)
2. Antworten der Kunden – wie viele Eingeladen sind, Bestätigt haben, einen Rückruf wünschen oder deren Einladung Nicht versendet wurde. Konnte eine Einladung nicht versendet werden, legt blinkpilot eine Aufgabe zur Kundenkontaktaufnahme an. Mit Einladungen erneut senden holen Sie das Versenden nach
3. Planung – Touren und Termine wie in der Vorschau

In der Liste der Terminrunden zeigt die Spalte Rückrufe, wie viele noch offen sind. Ein Klick darauf führt direkt zu den Rückrufen.

Rückrufe bearbeiten

Bittet ein Kunde um Rückruf, erscheint er unter Rückrufe – mit Telefonnummer, Notiz, Terminwunsch und, falls noch vorhanden, dem reservierten Termin. Rufen Sie an und wählen Sie:

• Termin bestätigen – der Kunde behält den reservierten Termin
• Termine vorschlagen – optional mit Wunsch des Kunden berücksichtigen, dann Termine suchen. Wählen Sie im Gespräch einen Termin und klicken Sie auf Buchen und bestätigen. Sofern möglich, erhält der Kunde eine Bestätigung per E-Mail
• Später neu planen – der Auftrag wird archiviert, die Wartung kommt in der nächsten Terminrunde wieder

Status einer Terminrunde

Status	Bedeutung
Entwurf	Zeitraum und Auswahl werden festgelegt
Wird berechnet	blinkpilot sucht Termine
Vorschau	Wartet auf Ihre Prüfung und Freigabe
Aktiv	Freigegeben, die Kunden sind eingeladen
Abgeschlossen	Alle Besuche sind beantwortet und vorbei
Verworfen / Gescheitert	Nicht weiterverfolgt bzw. Berechnung fehlgeschlagen

Ist eine Berechnung gescheitert, legen Sie mit Neuer Entwurf mit gleichem Zeitraum einen neuen Versuch an. Es kann immer nur eine Terminrunde gleichzeitig berechnet oder geprüft werden.