Notizfeld bei Abwesenheiten: Was darf rein?

Das Notizfeld in der Abwesenheitsverwaltung ist für kurze, organisatorische Hinweise gedacht. Dieser Artikel erklärt, welche Angaben dort hingehören — und welche bewusst draußen bleiben.

blinkpilot ist kein medizinisches Aktenführungssystem

Wenn ein Teammitglied krank ist, brauchen Sie für die Planung nur zwei Dinge: welche Person und welcher Zeitraum. Alles Weitere zur Krankheit gehört nicht in die Software.

Was nicht ins Notizfeld gehört

Bitte verzichten Sie auf jegliche Angaben, die Rückschlüsse auf den Gesundheitszustand erlauben. Dazu zählen unter anderem:

• Diagnosen oder ICD-Codes
• Symptome (z. B. „starke Erkältung", „Rückenschmerzen")
• Medikamente, Behandlungen, Krankenhausnamen
• Verweise auf ärztliche Dokumente jeder Art

Warum die Zurückhaltung?

Gesundheitsdaten gelten nach Art. 9 DSGVO als besondere Kategorie personenbezogener Daten mit besonders hohem Schutzbedarf. Je weniger solcher Daten in der Software stehen, desto geringer das Risiko für Ihre Beschäftigten — und desto einfacher die Erfüllung der Auftragsverarbeitungs-Pflichten Ihres Unternehmens.

Was darf rein?

Halten Sie das Notizfeld kurz und organisatorisch. Geeignete Beispiele:

• „Aufträge an Max übergeben"
• „Vertretung durch Lisa"
• „Geräteschlüssel im Büro"

Tipp

Bei Krankheit reicht in der Regel der Abwesenheitstyp Krankheit plus Zeitraum — alles andere ist für die Terminplanung nicht erforderlich.