Scheduler ausführen
Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Terminierung von Arbeitsschritten
Diese Anleitung führt Sie durch die Terminierung von Arbeitsschritten für Ihr Team.
Voraussetzungen
Stellen Sie vor der Terminierung sicher:
- Die Vorbereitung des Auftrags ist abgeschlossen
- Die Einsatzadresse ist gültig
- Der ausführende Mitarbeiter hat einen zugewiesenen Arbeitsplan
- Alle benötigten Betriebsmittel sind angegeben
Ablauf
Arbeit wird Arbeitsschritt für Arbeitsschritt terminiert:
Arbeitsschritt öffnen → Optimalen Slot suchen → Zeitfenster prüfen → Zeitfenster wählen → Slot speichern
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1: Den Arbeitsschritt finden
- Gehen Sie in der Seitenleiste zu Aktivitäten > Terminplanung
- Suchen Sie Arbeitsschritte mit dem Status Nicht terminiert
- Klicken Sie auf den Arbeitsschritt, den Sie terminieren möchten
Die Detailansicht zeigt den Terminierungszeitraum, die geschätzte Dauer, den Arbeitstyp, den Kunden, die Ausführungsadresse und den ausführenden Mitarbeiter.
Schritt 2: Suche starten
- Klicken Sie auf Optimalen Slot suchen
- Die Terminplanung prüft die Verfügbarkeit, berechnet Fahrzeiten und bewertet die Zeitfenster
Das kann bei langen Zeiträumen einen Moment dauern.
Schritt 3: Zeitfenster prüfen
Sie sehen die Terminierungsoptionen, sortiert nach Bewertung:
| Element | Beschreibung |
|---|---|
| Beste | Bestbewertetes Zeitfenster (niedrigste Kostenbewertung) |
| Datum/Zeit | Wann der Arbeitsschritt stattfinden würde |
| Zeitleiste | Aufteilung in Fahrt, Ausführung und Pause |
| Kennzahlen | Kostenbewertung, ggf. Überstunden-Hinweis und Auslastung |
Mehr dazu unter Ergebnisse lesen.
Schritt 4: Zeitfenster auswählen
- Klicken Sie auf die Option, die für Sie passt
- Prüfen Sie im Dialog Terminierungsslot bestätigen die Details
- Entscheiden Sie, ob der Kunde eine Terminbestätigung per E-Mail erhalten soll (E-Mail-Benachrichtigung senden)
- Klicken Sie auf Slot speichern
Schritt 5: Ergebnis
Nach dem Speichern:
- hat der Arbeitsschritt den Status Terminiert
- zeigt der Kalender den neuen Termin
- sehen die zuständigen Mitarbeiter ihre Aufgaben (Ausführung am Termin und Kommissionierung am Vortag)
- ist das benötigte Gerät für diesen Zeitraum reserviert
- erhält der Kunde – falls aktiviert – eine Terminbestätigung per E-Mail mit Kalendereintrag
Hat der Auftrag weitere Arbeitsschritte, geht es direkt mit dem nächsten weiter.
Mehrere Arbeitsschritte terminieren
Für Aufträge mit mehreren Arbeitsschritten:
- In Reihenfolge terminieren - Beginnen Sie mit dem Arbeitsschritt, der zuerst stattfinden muss
- Reihenfolge prüfen - Die Terminplanung prüft Abhängigkeiten zwischen Arbeitsschritten derzeit nicht. Achten Sie selbst darauf, dass z.B. die Installation nach der Lieferung liegt
- Für jeden Arbeitsschritt wiederholen - Bis die Meldung Alle Arbeitsschritte terminiert! erscheint
Zeitraum
Die Terminplanung sucht nur innerhalb des Zeitraums, der in der Vorbereitung festgelegt wurde:
- Frühestes Startdatum: frühestmöglicher Termin
- Spätestes Enddatum: spätester akzeptabler Termin
Zunächst werden die ersten möglichen Tage durchsucht. Mit Weitere Tage laden durchsucht die Terminplanung weitere Tage innerhalb des Zeitraums.
Tipps für bessere Ergebnisse
1. Adressen zuerst prüfen
Fehlerhafte Adressen führen zu ungenauen Fahrzeiten. Überprüfen Sie:
- vollständige Straßenadresse
- Ort und Postleitzahl
2. Arbeitspläne einrichten
Teammitglieder brauchen Arbeitspläne:
- Gehen Sie zu Admin > Team > Zeitpläne
- Weisen Sie Teammitgliedern einen Arbeitsplan zu
- Setzen Sie realistische Stunden und Auftragsbeginn-Zeiten
3. Abwesenheiten erfassen
Halten Sie Abwesenheiten unter Abwesenheit aktuell:
- Urlaub
- Krankheit
- Schulungen
Gesetzliche Feiertage müssen Sie nicht erfassen – sie werden automatisch berücksichtigt.
4. Betriebsmittel angeben
Wenn Arbeitsschritte Betriebsmittel benötigen:
- Fügen Sie sie den Arbeitsschritten in der Vorbereitung hinzu
- Erfassen Sie Wartungen oder Ausfälle als Abwesenheit des Betriebsmittels
5. Kundenwünsche als Terminrestriktion hinterlegen
Hat der Kunde zeitliche Vorgaben (z.B. „nur vormittags"), tragen Sie diese in der Vorbereitung unter Terminrestriktionen ein.
Umplanen
Wenn Sie einen terminierten Arbeitsschritt ändern müssen:
- Öffnen Sie den terminierten Arbeitsschritt
- Klicken Sie auf Slot zurücksetzen – Termin, Aufgaben und Reservierungen werden entfernt. Optional wird der Kunde benachrichtigt
- Klicken Sie erneut auf Optimalen Slot suchen
- Wählen Sie ein neues Zeitfenster
Fehlerbehebung
Keine Zeitfenster verfügbar
Die Terminplanung nennt Ihnen den Grund, z.B. „Alle Termine im Zeitraum sind Feiertage." oder „Das benötigte Equipment ist an allen möglichen Terminen nicht verfügbar." Prüfen Sie:
- ob der Mitarbeiter einen Arbeitsplan hat
- ob im Zeitraum Abwesenheiten erfasst sind
- ob benötigte Geräte verfügbar sind
- ob der Zeitraum groß genug ist
Gezeigte Zeitfenster scheinen falsch
- Überprüfen Sie, ob die Einsatzadresse korrekt ist
- Prüfen Sie die Adresse des Betriebs unter Admin > Unternehmen
- Prüfen Sie den Fahrzeitpuffer unter Admin > Unternehmen > Routing
Überstunden-Hinweis bei allen Zeitfenstern
- Laden Sie weitere Tage, um weniger ausgelastete Tage zu finden
- Weisen Sie den Arbeitsschritt in der Vorbereitung einem anderen Mitarbeiter zu