So funktioniert der Scheduler

Verstehen Sie, wie blinkpilot passende Zeitfenster für Ihre Arbeit findet und bewertet

Diese Anleitung erklärt, wie die intelligente Terminplanung (Smart Scheduler) von blinkpilot Zeitfenster für Ihre Arbeitsschritte findet und bewertet.

Wie die Terminplanung funktioniert

Wenn Sie für einen Arbeitsschritt Optimalen Slot suchen klicken, geht die Terminplanung in zwei Stufen vor:

Ausschließen, was nicht geht - Zeitfenster, die gegen eine feste Regel verstoßen (Arbeitszeit, Feiertag, Abwesenheit, belegtes Gerät, bestehender Termin, Tageslimit), werden gar nicht erst vorgeschlagen.
Sortieren, was übrig bleibt - Alle verbleibenden Zeitfenster werden bewertet. Die am besten bewerteten stehen oben.

Gesucht wird im Kalender des Mitarbeiters, den Sie in der Vorbereitung als Ausführenden festgelegt haben. Die Terminplanung plant einen Arbeitsschritt nach dem anderen und ordnet ihn um die bestehenden Termine des Mitarbeiters herum ein. Bereits gebuchte Termine werden dabei nicht verschoben.

Das Zeitblock-System

Die Terminplanung unterteilt jeden Tag in 96 Zeitblöcke von je 15 Minuten:

Zeitblock	Uhrzeit
0	00:00
32	08:00
48	12:00
68	17:00
95	23:45

Termine beginnen dadurch immer zu einer Viertelstunde.

Was die Terminplanung prüft

1. Zeitraum des Arbeitsschritts

Gesucht wird nur zwischen dem frühesten Startdatum und dem spätesten Enddatum, die in der Vorbereitung festgelegt wurden.

2. Arbeitszeiten

Der Arbeitsplan des Mitarbeiters legt fest, wann er verfügbar ist:

an welchen Wochentagen gearbeitet wird
wie viele Stunden pro Tag gearbeitet wird
ab wann der erste und bis wann der letzte Auftrag beginnen darf

3. Feiertage

Gesetzliche Feiertage werden automatisch ausgeschlossen. Maßgeblich ist das Bundesland Ihres Betriebssitzes.

4. Bestehende Termine

Die Terminplanung verhindert Doppelbuchungen durch Prüfung von:

bereits terminierten Arbeitsschritten des Mitarbeiters
der Fahrzeit zwischen den Einsätzen
den Pausen des Tages

5. Abwesenheiten

Erfasste Abwesenheiten des Mitarbeiters blockieren die Terminplanung, ganztägig oder stundenweise:

Urlaub
Krankheit
Schulung
sonstige Abwesenheiten

6. Geräteverfügbarkeit

Wenn der Arbeitsschritt Geräte (Betriebsmittel) benötigt:

prüft die Terminplanung, ob das Gerät zur vorgeschlagenen Zeit frei ist
berücksichtigt sie die vorhandene Stückzahl

7. Terminrestriktionen

Wenn in der Vorbereitung Terminrestriktionen hinterlegt sind (z.B. „nur Di/Do nachmittags"), werden Zeitfenster, die dagegen verstoßen, ausgeblendet. Sie können sie bei Bedarf trotzdem auswählen. Mehr dazu unter Einschränkungen & Einstellungen.

Fahrzeitberechnung

Fahrzeit vom vorherigen Standort

Erster Einsatz des Tages: Fahrt vom Betriebssitz
Folgende Einsätze: Fahrt vom vorherigen Einsatzort

Fahrzeit zum nächsten Standort

Fahrt zum nächsten Einsatzort, beim letzten Einsatz des Tages zurück zum Betriebssitz
Die Rückfahrt wird in die Arbeitszeit eingerechnet

Wie die Fahrzeit berechnet wird

Die Fahrzeit wird über einen Routing-Dienst (HERE) für die tatsächliche Strecke berechnet.
Echtzeit-Verkehr wird nicht berücksichtigt.
Ist der Routing-Dienst nicht erreichbar oder fehlt für eine Adresse die Geokodierung, verwendet blinkpilot eine Schätzung.
Sie können einen Fahrzeitpuffer festlegen, der auf jede berechnete Fahrzeit aufgeschlagen wird – als feste Minuten oder als Prozentsatz. Siehe Einschränkungen & Einstellungen.

Hinweis: Arbeitsschritte vom Arbeitstyp Vorfertigung finden am Betriebssitz statt. Dafür fällt keine Fahrt zum Kunden an.

Arbeitszeitprüfung

Reguläre Stunden

basierend auf dem Arbeitsplan des Mitarbeiters (z.B. 8 Stunden)
beinhaltet Ausführungszeit und Fahrzeit

Überstunden

Ist im Arbeitsplan eine Überstundenzulage hinterlegt, können Zeitfenster erscheinen, die die regulären Stunden überschreiten
Diese sind mit einem Überstunden-Hinweis markiert
Angezeigt wird die Auslastung in Prozent (z.B. 105%)
Zeitfenster, die auch die Überstundenzulage überschreiten, werden nicht vorgeschlagen

Was zu den Tagesstunden zählt

Aktivität	Zählt?
Ausführungszeit	Ja
Fahrt zum Einsatz	Ja
Fahrt zwischen Einsätzen	Ja
Rückfahrt zum Betriebssitz	Ja
Pausen	Nein

Pausen

Pausen aus den Arbeitsroutinen werden in jedes Zeitfenster eingeplant. Fällt eine Pause in die Ausführung, verlängert sich das Zeitfenster um die Pausendauer. Passt ein Zeitfenster mit Pause nicht mehr in den Arbeitstag, wird es nicht vorgeschlagen.

Wie Zeitfenster bewertet werden

Jedes Zeitfenster erhält eine Kostenbewertung - niedriger ist besser.

Faktoren der Bewertung

Faktor	Auswirkung
Datumsnähe	Je näher am frühesten Startdatum, desto besser
Nähe zu den Nachbarterminen	Liegt der Einsatzort nah am vorherigen und nächsten Termin des Tages, ist die Bewertung besser
Gleiche Arbeitstypen	Hat der vorherige oder nächste Termin denselben Arbeitstyp, ist die Bewertung besser

Die Nähe wird anhand grober geografischer Zonen bewertet, nicht metergenau. Die genaue Fahrzeit fließt über die Fahrzeitberechnung in jedes Zeitfenster ein.

Das Zeitfenster mit der niedrigsten Kostenbewertung wird als Beste markiert.

Was ein Zeitfenster nicht verfügbar macht

Ein Zeitfenster erscheint nicht, wenn es:

außerhalb des Zeitraums des Arbeitsschritts liegt
auf einen Feiertag fällt
außerhalb der Arbeitszeiten liegt
sich mit einem bestehenden Termin überschneidet
in eine Abwesenheit fällt
ein benötigtes Gerät belegt ist
das tägliche Stundenlimit inklusive Überstundenzulage überschreiten würde

Zeitfenster, die gegen eine Terminrestriktion verstoßen, werden nicht entfernt, sondern ausgeblendet und separat angezeigt.

Ausgabe: Mehrere Optionen

Die Terminplanung zeigt mehrere Zeitfenster-Optionen:

Beste - niedrigste Kostenbewertung
Option 2, 3, … - weitere gültige Zeitfenster, nach Bewertung sortiert
Jede Option zeigt Datum, Uhrzeit, eine Zeitleiste mit Fahrt, Ausführung und Pause sowie die Kostenbewertung

Pro Tag werden höchstens 8 Optionen vorgeschlagen. Zunächst werden die ersten 3 möglichen Tage durchsucht, weitere Tage können Sie nachladen.

Sie wählen, welches Zeitfenster für Ihre Situation am besten passt.

Grenzen

Die Terminplanung:

plant ohne gültige Einsatzadresse keine genauen Fahrzeiten
überschreibt keine harten Einschränkungen (Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Feiertage) – dafür gibt es die manuelle Terminplanung
nutzt keine Echtzeit-Verkehrsdaten
wählt keinen anderen Mitarbeiter aus als den zugewiesenen
optimiert nicht nachträglich ganze Tage oder Touren – bestehende Termine bleiben, wo sie sind
prüft derzeit keine Abhängigkeiten zwischen Arbeitsschritten. Terminieren Sie zusammenhängende Arbeitsschritte in der richtigen Reihenfolge selbst