Kunden anlegen

Bevor Sie Angebote erstellen oder Arbeit planen können, brauchen Sie Kunden in Ihrer Datenbank. blinkpilot ermöglicht das Anlegen von Kontakten und Unternehmen.

Kunden über den KI Importer anlegen

Mit dem KI Importer können Sie Kontakte und Unternehmen aus verschiedenen Dateiformaten schnell importieren. Die KI erkennt automatisch die Datenstruktur und ordnet Felder zu – das spart Ihnen viel Tipparbeit.

Unterstützte Dateiformate

Format	Beschreibung	Max. Dateien	Max. Größe
vCard (.vcf, .vcard)	Kontakt-Exporte von Telefon oder E-Mail	50	10 MB
Excel (.xlsx, .xls)	Tabellen mit Kundenlisten	5	10 MB
CSV (.csv)	Kommagetrennte Textdateien	5	10 MB
PDF (.pdf)	Visitenkarten, Formulare, Listen	5	10 MB
Bilder (.jpg, .png)	Fotos von Visitenkarten	5	10 MB

Hinweis: Pro Import können maximal 200 Datensätze verarbeitet werden.

Import starten

1. Gehen Sie zu Kunden in der Seitenleiste
2. Klicken Sie auf Importieren (neben dem Button "Kontakt hinzufügen")
3. Wählen Sie Kontakte importieren oder Unternehmen importieren
4. Ziehen Sie Ihre Dateien in den Upload-Bereich oder klicken Sie zum Durchsuchen

Daten überprüfen und bearbeiten

Nach dem Hochladen analysiert die KI Ihre Dateien automatisch:

1. Spalten-Zuordnung – Bei Excel/CSV-Dateien erkennt die KI, welche Spalte welchem Feld entspricht (z.B. "Vorname" → Vorname). Bei unsicherer Zuordnung werden Sie um Bestätigung gebeten.

2. Datenprüfung – Alle erkannten Datensätze werden in einer Tabelle angezeigt. Jeder Eintrag hat einen Status:

   • ✅ Gültig – Alle erforderlichen Felder vorhanden
   • ⚠️ Warnung – Kleinere Probleme, Import trotzdem möglich
   • ❌ Fehler – Kritische Daten fehlen, nicht importierbar
   • 🔄 Duplikat – Ähnlicher Eintrag existiert bereits

3. Bearbeiten – Klicken Sie auf eine Zelle, um den Wert zu korrigieren. Fehlerhafte Einträge können Sie mit dem Überspringen-Schalter vom Import ausschließen.

Import abschließen

1. Überprüfen Sie die Zusammenfassung (Anzahl gültig/fehlerhaft/übersprungen)
2. Klicken Sie auf Importieren
3. Nach erfolgreichem Import sehen Sie eine Bestätigung mit der Anzahl importierter Datensätze

Automatische Verknüpfung mit Unternehmen

Wenn Sie Kontakte importieren und eine Firmenspalte vorhanden ist:

• blinkpilot prüft, ob das Unternehmen bereits existiert
• Falls nicht, wird das Unternehmen automatisch neu angelegt
• Der Kontakt wird automatisch mit der Firma verknüpft

Tipp: Nach dem Import sehen Sie einen Link zu den neu erstellten Unternehmen.

Tipps für erfolgreichen Import

• Vollständige Adressen – Straße, PLZ und Stadt ermöglichen die Fahrzeitberechnung
• Eindeutige E-Mail-Adressen – Helfen bei der Duplikatserkennung
• Excel-Vorlage nutzen – Klicken Sie im Import-Dialog auf Vorlage herunterladen für die optimale Struktur
• Visitenkarten fotografieren – Gute Beleuchtung und scharfe Bilder verbessern die Erkennung

Kontakt anlegen

Über die Kundenliste

1. Gehen Sie zu Kunden in der Seitenleiste
2. Stellen Sie sicher, dass Sie im Kontakte Tab sind
3. Klicken Sie auf Kontakt hinzufügen
4. Füllen Sie die Kontaktdetails aus:
   • Anrede - Herr oder Frau
   • Vorname und Nachname (erforderlich)
   • E-Mail, Telefon, Mobiltelefon
   • Adressinformationen - neben einer Hauptadresse können Sie auch eine separate Adresse anlegen an welcher Ausführung der Arbeiten stattfinden sollen
5. Optional: Als Geschäftskunde markieren und mit Unternehmen verknüpfen
6. Klicken Sie auf Speichern

Kontakt mit Firma verknüpfen

Wenn Ihr Kontakt für eine Firma arbeitet:

1. Geschäftskunde aktivieren
2. Unternehmen aus der Dropdown-Liste auswählen
3. Falls das Unternehmen noch nicht existiert, können Sie dieses über "Neu hinzufügen" anlegen

Firma anlegen

Über die Kundenliste

1. Gehen Sie zu Kunden in der Seitenleiste
2. Klicken Sie auf den Unternehmen Tab
3. Klicken Sie auf Unternehmen hinzufügen
4. Füllen Sie die Firmendaten aus:
   • Firmenname (erforderlich)
   • Branche - Aus verfügbaren Kategorien wählen
   • E-Mail, Telefon, Website
   • Adressinformationen - neben einer Hauptadresse können Sie auch eine separate Adresse anlegen an welcher Ausführung der Arbeiten stattfinden sollen
5. Klicken Sie auf Speichern

Branchenkategorien

Zur Auswahl stehen unter anderem: Landwirtschaft, Produktion, Bauwesen, Handel, Transport, Gastgewerbe, Information, Finanzen, Immobilien, Freiberufliche Dienstleistungen, Verwaltung, Bildung, Gesundheit, Kunst und Sonstige.

Pflichtfelder vs. optionale Felder

Kontakte

Feld	Erforderlich	Bedeutung
Vorname	Ja	Person identifizieren
Nachname	Ja	Person identifizieren
Adresse	Ja	Ermöglicht Fahrzeitberechnung
Ausführungsadresse	Nein	separate Adresse der auszuführenden Arbeiten
E-Mail	Ja	Angebote direkt senden
Telefon	Ja	Schneller Kontakt
Mobil-Telefon	Nein	Schneller Kontakt

Firmen

Feld	Erforderlich	Bedeutung
Unternehmensname	Ja	Organisation identifizieren
Adresse	Ja	Einsatzort für Terminplanung
Ausführungsadresse	Nein	separate Adresse der auszuführenden Arbeiten
E-Mail	Nein	Angebote direkt senden
Telefon	Ja	Schneller Kontakt
Branche	Nein	Kunden kategorisieren
Website	Nein	Schneller Kontakt

Adresseingabe

Hauptadresse

Geben Sie die Hauptadresse für den Kontakt oder das Unternehmen ein. blinkpilot unterstützt Sie dabei mit einer Adress-Autovervollständigung:

1. Tippen Sie Straße und/oder Ort in das Adresssuchfeld
2. Wählen Sie den passenden Vorschlag aus der Liste aus
3. Straße, Hausnummer, PLZ, Stadt und Land werden automatisch in die jeweiligen Felder übernommen
4. Sie können einzelne Felder bei Bedarf weiterhin manuell anpassen

Felder:

• Straße und Hausnummer
• PLZ und Stadt
• Bundesland (optional)
• Land

Lieferadresse

Falls die Liefer- oder Einsatzadresse von der Hauptadresse abweicht:

1. Abweichende Lieferadresse aktivieren
2. Adress-Autovervollständigung für die abweichende Adresse nutzen oder Felder manuell befüllen

Tipp: Genaue Adressen verbessern die Terminplanung, da blinkpilot diese für Fahrzeitberechnungen verwendet.

Hinweis: Sehr neue Straßen oder Neubauten erscheinen mitunter erst einige Wochen nach ihrer Eintragung als Vorschlag. In diesem Fall geben Sie die Adresse einfach manuell in die Felder ein.

Automatische Nummernvergabe

blinkpilot vergibt automatisch:

• Kontaktnummer für jeden Kontakt (1, 2, 3...)
• Unternehmensnummer für jedes Unternehmen (1, 2, 3...)

Diese Nummern helfen Ihnen, Kunden schnell zu identifizieren und zu referenzieren.

Best Practices

1. Vollständige Adressen - Ermöglichen genaue Fahrzeitschätzungen
2. Kontakte mit Firmen verknüpfen - Hält Daten bei Geschäftskunden organisiert
3. Kontaktdaten ergänzen - E-Mail und Telefonnummer sparen später Zeit
4. Notizen nutzen - Torcodes, Parkhinweise oder Präferenzen dokumentieren