Kundenkommunikation

Was Ihre Kunden per E-Mail und auf der Link-Seite sehen – und wann Sie sie anschreiben dürfen

Nach der Freigabe einer Terminrunde übernimmt blinkpilot die Abstimmung mit Ihren Kunden: Einladung, Erinnerung, Bestätigung und Hinweis am Vortag. Jeder Kunde erhält dazu einen persönlichen Link zu seinem Termin.

Die E-Mails an Ihren Kunden

E-Mail	Wann
Einladung	Bei der Freigabe der Terminrunde – mit Terminvorschlag, Ankunftsfenster und Leistungen
Erinnerung	Wenn der Kunde noch nicht geantwortet hat – standardmäßig nach 4 Tagen
Bestätigung	Nachdem der Termin bestätigt ist – mit Kalendereintrag, sofern unter Admin > Unternehmen eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist
Vortag	Am Tag vor dem Termin

Jede E-Mail nennt den Ort der Wartung und – sofern hinterlegt – Ihre Telefonnummer („Lieber telefonisch? Rufen Sie uns an“). Firmenkunden werden neutral mit „Guten Tag,“ angesprochen. Antworten Ihrer Kunden gehen an die E-Mail-Adresse Ihres Betriebs. Automatische Erinnerungen und Vortags-E-Mails versendet blinkpilot nur zwischen 8 und 20 Uhr.

Hinweis: Die E-Mails an Ihre Kunden werden derzeit auf Deutsch versendet. Die Link-Seite erscheint in der Sprache des Besuchers (Deutsch oder Englisch).

Die Texte passen Sie unter Wartung > Einstellungen, Tab Texte, an. Links stehen die vier E-Mails, jeweils mit dem Hinweis Standard oder Angepasst. Rechts bearbeiten Sie Betreff, Überschrift und Haupttext der gewählten E-Mail und sehen daneben die Vorschau. Im Feld steht der Text, der gerade verwendet wird – ändern Sie ihn direkt. Wechseln Sie zu einer anderen E-Mail, bleiben noch nicht gespeicherte Änderungen erhalten; gespeichert wird jede E-Mail einzeln.

Wörter in eckigen Klammern wie [Firmenname], [Name des Kunden] oder [Datum] sind Platzhalter: Beim Versand stehen dort die echten Angaben. Sie fügen sie per Klick an der Cursorposition ein. Die Vorschau zeigt die fertige E-Mail mit Ihren Firmenangaben und einem Beispielkunden – auch schon vor dem Speichern; mit Vorschau aktualisieren übernehmen Sie Ihre letzten Änderungen. Mit Standard wiederherstellen kehren Sie zum Standardtext zurück; blinkpilot fragt vorher nach, denn Ihr angepasster Text wird dabei gelöscht.

Wer die E-Mail erhält

Standardmäßig gehen die E-Mails an die Firma. Haben Sie beim Standort einen Ansprechpartner für die Wartung gewählt (siehe Anlagen), erhält ihn diese Person – sofern sie eine E-Mail-Adresse hat und alle Standorte des Auftrags denselben Ansprechpartner haben. Sonst geht die E-Mail an die Firma. Hat sich der Ansprechpartner abgemeldet, wird nicht geschrieben und der Besuch zeigt Ohne Kontakterlaubnis – E-Mail-Adresse ist abgemeldet. Rapport-E-Mails sind nicht betroffen.

Die Link-Seite

Über den Link sieht Ihr Kunde den Namen Ihres Betriebs, den Termin mit Ankunftsfenster, den Ort und die geplanten Leistungen. Bis zur angezeigten Frist kann er online antworten. Die drei häufigsten Antworten stehen oben:

Termin passt – der Termin ist bestätigt
Anderer Termin – der Kunde nennt Tageszeit und Wochentage, blinkpilot schlägt ihm freie Termine vor. Die Vorschläge erscheinen ganz oben auf der Seite; wählt er einen, ist der neue Termin gebucht und bestätigt, der bisherige entfällt. Passt keiner, kann er direkt einen Rückruf anfordern
Bitte rufen Sie mich an – optional mit Nachricht. Der Termin bleibt bis zur Frist für den Kunden reserviert, und er erscheint in Ihrer Rückrufliste

Unter Weitere Möglichkeiten folgen:

Zugangshinweis hinterlassen – z. B. „Schlüssel beim Nachbarn“; Sie erhalten eine Aufgabe zur Übernahme
Diesmal aussetzen – diese Wartung entfällt (optional mit Nachricht), die nächste Fälligkeit berechnet blinkpilot bei der nächsten täglichen Prüfung

Ganz unten steht Keine Wartungserinnerungen mehr erhalten. Der Kunde bestätigt das zusätzlich per Häkchen. Seine Wartungspläne werden deaktiviert, der aktuelle Termin entfällt und Sie erhalten eine Aufgabe.

Nach jeder Antwort zeigt die Seite eine deutliche Bestätigung – „Sie müssen nichts weiter tun“. Bis zur Frist kann der Kunde über Doch etwas ändern? noch umentscheiden. Ihre Telefonnummer erscheint als großer Anrufen-Knopf.

Findet sich bei Anderer Termin nichts Passendes und war der Termin noch nicht bestätigt, erscheint der Kunde in Ihrer Rückrufliste. Hatte er bereits bestätigt, bleibt der Termin bestehen und Sie erhalten eine Aufgabe, ihn zurückzurufen.

Rückrufe bearbeiten

In der Terminrunde zeigt die Liste Rückrufe Telefonnummer, Notiz, Wunsch und – falls noch vorhanden – den reservierten Termin. Nach dem Gespräch:

Termin bestätigen – der Kunde behält den reservierten Termin und erhält die Bestätigung per E-Mail
Termine vorschlagen – Sie buchen im Gespräch einen anderen Termin
Später neu planen – die Wartung kommt in einer späteren Terminrunde wieder

Bestätigen Sie einen reservierten Termin nicht bis zur Frist, gibt blinkpilot ihn am Folgetag frei.

Abläufe & Zeiten

Im Tab Abläufe & Zeiten legen Sie in kurzen Sätzen fest:

Einstellung	Bedeutung	Standard
Erinnerung senden nach … Tagen ohne Antwort	Nach so vielen Tagen ohne Antwort erhält der Kunde eine Erinnerung	4 Tage
Termin freigeben, wenn keine Antwort kommt: … Tage vorher	So viele Tage vor dem Termin endet die Reservierung; danach erhalten Sie eine Aufgabe zum Anrufen	7 Tage
Ankunftsfenster für Kunden: … Minuten	Wie lang das Ankunftsfenster ist, das der Kunde genannt bekommt	120 Minuten

Darunter tragen Sie unter Kontakt für Kunden die Telefon für Kundenanfragen ein. Sie steht in jeder Wartungs-E-Mail und auf der Link-Seite. Lassen Sie das Feld leer, gilt die Telefonnummer Ihres Unternehmens. Ein Klick auf Speichern übernimmt Zeiten und Telefonnummer gemeinsam.

Die Telefonnummer darf nur ändern, wer Einstellungen verwalten darf; für alle anderen ist das Feld schreibgeschützt. Kann die Telefonnummer nicht gespeichert werden, sind die Zeiten trotzdem gespeichert, und eine Meldung nennt den Grund.

Hat der Kunde bis zur Frist nicht geantwortet, gibt blinkpilot den reservierten Termin frei und legt einen Rückruf an. Das steht auch so in der Einladung.

Wann Sie Kunden anschreiben dürfen

blinkpilot lädt einen Kunden nur per E-Mail ein, wenn:

eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist,
die Adresse nicht abgemeldet oder gesperrt ist und
ein Wartungsvertrag im Wartungsplan vermerkt ist oder eine Einwilligung des Kunden vorliegt.

Ob für einen Kunden eine dieser Rechtsgrundlagen tatsächlich besteht, entscheiden und verantworten Sie selbst. Klären Sie das im Zweifel mit Ihrer Rechtsberatung.

Einwilligungen erfassen

Auf der Kundenseite zeigt die Karte Kommunikation je Kanal (E-Mail, Telefon), ob eine Einwilligung vorliegt und woher sie stammt. Einwilligungen entstehen so:

Rapport-Unterschrift – Ist der Kunde beim Abschluss eines Rapports anwesend, kann er per Häkchen zustimmen, zur nächsten Wartung per E-Mail oder Telefon kontaktiert zu werden
Link-Seite – Nach einer Terminbestätigung bietet die Link-Seite Kunden ohne Wartungsvertrag an, sich an die nächste Wartung erinnern zu lassen
Manuell – Mit Einwilligung erfassen tragen Sie eine z. B. telefonisch erteilte Einwilligung ein. Geben Sie dabei als Quelle an, wie und wann sie erteilt wurde

Mit Widerrufen beenden Sie eine Einwilligung.

Abmeldung

Jede E-Mail enthält einen Abmeldelink. Meldet sich ein Kunde ab, sperrt blinkpilot seine Adresse für weitere E-Mails. Gilt die Abmeldung für den Ansprechpartner eines Standorts, ruht der Versand für diesen Standort. Sie können eine Adresse auch selbst mit E-Mail sperren blockieren. Sperre aufheben sollten Sie nur, wenn der Kunde ausdrücklich zugestimmt hat.

Tipp: Die Karte Einwilligung fehlt im Dashboard zeigt, wie viele Kunden ohne Vertrag derzeit nicht eingeladen werden können.