Aus Unterlagen übernehmen

Ihr Wartungsbestand steckt oft in vielen Unterlagen: Kundenlisten, Rechnungen, alte Protokolle oder Karteikarten. Mit Aus Unterlagen übernehmen laden Sie alles an einem Ort hoch. Die KI erkennt, was in den Dateien steht, und führt die Angaben je Kunde zusammen. Sie prüfen jeden Vorschlag, bevor etwas übernommen wird.

Schritt 1: Übernahme anlegen und Dateien hochladen

1. Gehen Sie zu Wartung > Anlagen und klicken Sie auf Bestand übernehmen (ohne Anlagen bietet Ihnen das die leere Seite an, ebenso die Einrichtungs-Checkliste unter Wartung > Übersicht)
2. Wählen Sie Aus Unterlagen übernehmen
3. Klicken Sie auf Neue Übernahme. Jede Übernahme erscheint in der Liste als Übernahme vom und dem Datum
4. Ziehen Sie Ihre Dateien in das Feld oder klicken Sie zum Auswählen

Erlaubt sind CSV, Excel, PDF, JPG und PNG – bis 20 MB je Datei und bis zu 300 Dateien je Übernahme. HEIC-Fotos exportieren Sie bitte vorher als JPG.

Schritt 2: Dokumenttypen bestätigen

blinkpilot erkennt für jede Datei den Typ: Kundenliste, Rechnung oder Angebot, Altes Protokoll, Karteikarte oder Sonstiges. Prüfen Sie die Vorschläge – unsichere sind markiert – und klicken Sie auf Vorschläge übernehmen. Einen falschen Typ korrigieren Sie in der Dateiliste. Dateien vom Typ Sonstiges werden nicht ausgelesen.

Schritt 3: Auslesen

Klicken Sie auf Auslesen starten. Bei vielen Dateien dauert das einige Minuten – Sie können die Seite verlassen. Über Details · Typ ändern sehen Sie je Datei unter Ausgelesene Daten alle Angaben mit Fundstelle. Bei Tabellen zeigt blinkpilot zusätzlich die Spaltenzuordnung.

Bei PDFs werden höchstens die ersten 30 Seiten ausgelesen. Um den Typ einer bereits ausgelesenen Datei zu ändern, wählen Sie Ergebnis verwerfen.

Schritt 4: Bestand zusammenführen

Klicken Sie auf Bestand zusammenführen. blinkpilot fasst die Angaben aller Dateien je Kunde zusammen, gleicht sie mit Ihren vorhandenen Kunden ab und schlägt Wartungspläne vor. Mit Kunden ansehen öffnen Sie das Ergebnis.

Jeder Kunde ist markiert:

• Grün – bereit zur Übernahme
• Gelb – bitte prüfen, z. B. bei widersprüchlichen Angaben oder mehreren passenden Bestandskunden

Angaben ohne Kunden finden Sie unter Ohne Kundenzuordnung. Sie gehen nicht verloren – ordnen Sie sie über Zuordnen zu oder verwerfen Sie sie.

Schritt 5: Kunden prüfen

Ein Klick auf einen Kunden öffnet die Kundenkarte:

• Kundendaten – jeder Wert mit Beleg aus der Datei. Über Bearbeiten korrigieren Sie ihn, unter Andere Werte sehen Sie Alternativen aus anderen Dateien
• Abgleich mit Bestandskunden – wählen Sie Diesen Kunden verwenden oder Als neuen Kunden anlegen
• Anlagen, Pläne und Besuche – wählen Sie Anlagentyp und Vorlage. Ein Plan ohne Vorlage wird nicht übernommen

Was Sie nicht übernehmen möchten, markieren Sie mit Nicht übernehmen.

Hinweis: Die Stammdaten bestehender Kunden und Anlagen ändert blinkpilot nie. Sie erhalten nur neue Anlagen, Pläne und Einträge in der Historie.

Schritt 6: Kunden übernehmen

Unter Kunden übernehmen übernehmen Sie Kunden einzeln mit Übernehmen oder alle grünen auf einmal mit Alle grünen übernehmen. Unter Noch zu ergänzen zeigt blinkpilot danach, was fehlt, etwa eine Anlage ohne Typenschild-Daten.

Besuche ohne Datum, mit einem Datum in der Zukunft oder ohne Anlage werden nicht übernommen. Fehlt bei einem neuen Kunden die Anrede, wird „Herr“ angenommen – bitte prüfen.

Schritt 7: Abschließen

Klicken Sie auf Übernahme abschließen. Noch offene Kunden werden dabei nicht übernommen. Danach können Sie nichts mehr ändern.

Was mit Ihren Dateien passiert

Situation	Was gelöscht wird
Abgeschlossen	7 Tage nach dem Abschluss werden die hochgeladenen Dateien und die ausgelesenen Auszüge gelöscht. Das Datum steht auf der Seite
Verworfen	Mit Übernahme verwerfen werden alle Dateien und Ergebnisse sofort gelöscht
Liegen gelassen	Unvollständige Übernahmen werden 90 Tage nach der letzten Änderung automatisch gelöscht

Übernommene Kunden, Anlagen, Pläne und Historien-Einträge bleiben in jedem Fall erhalten.

Tipp: Haben Sie weitere Unterlagen gefunden, wählen Sie Weitere Dateien hinzufügen. Das ist möglich, solange noch kein Kunde übernommen wurde – das Ergebnis des Zusammenführens wird dann neu berechnet.

Für saubere Tabellen mit einer Zeile je Anlage ist der Weg über Aus Liste übernehmen schneller.