Aufträge importieren

Aufträge aus Angeboten, Rechnungen und Tabellen per KI-Import übernehmen – inklusive Kunden, Adressen und Produkten

Mit dem Auftragsimport übernehmen Sie Aufträge, die bereits als Dokument oder Tabelle vorliegen – zum Beispiel Angebote und Auftragsbestätigungen als PDF oder eine Auftragsliste aus Ihrem bisherigen System. blinkpilot liest die Daten aus, ordnet Kunden und Produkte Ihren vorhandenen Stammdaten zu und erstellt daraus Aufträge inklusive Vorbereitung.

Sie behalten dabei die Kontrolle: Jeder erkannte Auftrag wird Ihnen zur Prüfung angezeigt, bevor er angelegt wird.

Wer den Import nutzen kann

Den Auftragsimport können Inhaber und Manager verwenden – also alle, die auch Aufträge anlegen dürfen.

Unterstützte Dateien

Dateityp	Geeignet für	Wie gelesen wird
PDF	Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen – auch mehrere Aufträge in einem Dokument	Per KI ausgelesen
Excel (.xlsx)	Auftragslisten mit einer Zeile pro Position	Anhand der Spaltenüberschriften
CSV	Exporte aus anderen Programmen	Anhand der Spaltenüberschriften

Bis zu 5 Dateien pro Import, jeweils maximal 10 MB
Bis zu 200 Aufträge pro Import

Hinweis: Nur PDF-Dateien werden mit KI ausgelesen. Excel- und CSV-Dateien werden direkt in blinkpilot verarbeitet, ohne KI.

Schritt 1: Dateien hochladen

Öffnen Sie Aufträge
Klicken Sie auf den Pfeil neben Auftrag hinzufügen und wählen Sie Aufträge importieren
Ziehen Sie Ihre Dateien in das Upload-Feld oder klicken Sie hinein, um sie auszuwählen
Klicken Sie auf Datei(en) verarbeiten

Während blinkpilot die Dateien liest, sehen Sie Aufträge werden verarbeitet.... Bleiben Sie auf der Seite, bis die Prüfliste erscheint – bei mehreren PDFs kann das einen Moment dauern.

Ihre Importe im Überblick

Unter dem Upload-Feld finden Sie Ihre Importe – alle Importe Ihres Teams mit Dateiname, Datum und Uhrzeit, wer den Import gestartet hat, und dem Fortschritt (z. B. 3 von 5 importiert · 2 offen).

Status	Bedeutung	Was Sie tun können
Offen	Es gibt noch Aufträge, die geprüft werden müssen	Weiter prüfen oder Verwerfen
Wird verarbeitet…	Die Dateien werden gerade gelesen	Warten – hängt ein Import länger als eine Stunde, können Sie ihn entfernen
Fehlgeschlagen	Die Datei konnte nicht verarbeitet werden; der Grund steht dabei	Entfernen und die Datei ggf. erneut hochladen
Abgelaufen	Die hochgeladenen Daten wurden nach zwei Tagen automatisch gelöscht	Entfernen
Abgeschlossen	Alle Aufträge wurden importiert oder übersprungen	Ansehen

Abgeschlossene Importe stehen eingeklappt unter Abgeschlossen am Ende der Liste und verschwinden nach 14 Tagen von selbst – ebenso abgelaufene Importe.

Mit Verwerfen bzw. Entfernen löschen Sie einen Import nach einer Rückfrage. Dabei werden die noch nicht importierten Aufträge und die hochgeladene Datei gelöscht – bereits angelegte Aufträge bleiben erhalten.

Schritt 2: Erkannte Aufträge prüfen

Nach dem Verarbeiten sehen Sie alle erkannten Aufträge in einer Liste. Jeder Eintrag hat einen Status:

Status	Bedeutung
Bereit	Kunde und alle Produkte wurden eindeutig zugeordnet – der Auftrag kann direkt importiert werden
Klärung nötig	Für Kunde oder Produkt gibt es mehrere mögliche Treffer – bitte auswählen
Neu anzulegen	Kunde, Kontakt oder Produkt gibt es noch nicht und muss angelegt werden
Datum unklar	Ein Datum aus der Datei konnte nicht gelesen werden
Importiert	Der Auftrag wurde angelegt – über Auftrag anzeigen öffnen Sie ihn
Übersprungen	Sie haben den Eintrag bewusst ausgelassen

Zusätzlich kann ein Eintrag als Mögliches Duplikat markiert sein. Das passiert, wenn es bereits einen Auftrag mit derselben Auftragsnummer gibt – oder einen mit fast gleichem Titel und Kunden vom selben Tag. Duplikate werden nicht automatisch importiert; Sie entscheiden selbst.

Einträge, die Sie nicht übernehmen möchten, entfernen Sie mit Überspringen.

Alle bereiten Aufträge auf einmal importieren

Sind Einträge mit Bereit dabei, können Sie diese gesammelt anlegen:

Wählen Sie unter Standard-Zuständiger (Vorbereitung) die Person, die die Vorbereitung übernimmt
Klicken Sie auf bereite Aufträge importieren

Mögliche Duplikate sind davon ausgenommen. Sie können den Vorgang jederzeit mit Abbrechen stoppen.

Schritt 3: Offene Einträge klären

Klicken Sie auf einen Eintrag, der noch geklärt werden muss. Es öffnet sich zuerst der Dialog Zuordnungen prüfen mit den Bereichen Kunde & Kontakt und Produkte.

Treffer übernehmen: Hat blinkpilot ähnliche Einträge in Ihren Stammdaten gefunden, stehen sie unter Ähnliche Produkte in Ihrem Katalog bzw. Ähnliche Unternehmen oder Ähnliche Kontakte. Klicken Sie beim richtigen Treffer auf Übernehmen.
Neu anlegen: Passt nichts, klicken Sie auf Neu anlegen. Das Formular für Unternehmen, Kontakt oder Produkt öffnet sich – bereits ausgefüllt mit allem, was im Dokument stand. Was aus dem Dokument übernommen wird, sehen Sie vorab unter Aus dem Dokument.
Überspringen: Einzelne Einträge können Sie auslassen und später im Auftragsformular ergänzen.

Kommt dasselbe Produkt auf mehreren Positionen vor, genügt ein Klick – die Zuordnung gilt für alle betroffenen Positionen.

Was die Prozentangabe bedeutet

Die Prozentzahl zeigt, wie ähnlich ein Vorschlag dem Eintrag aus dem Dokument ist – nicht, wie sicher die Zuordnung ist. Damit Sie es auf einen Blick erkennen, steht zusätzlich ein Wort dabei:

Anzeige	Ähnlichkeit
Sehr ähnlich (grün)	ab 80 %
Ähnlich (gelb)	50 bis 79 %
Wenig ähnlich (grau)	unter 50 %

Verglichen werden bei Produkten Name und Preis – stimmt die Artikelnummer überein, sind es 100 %. Bei Unternehmen zählen Firmenname und E-Mail-Domain, bei Kontakten Name und E-Mail-Adresse. Vorschläge unter 30 % sind eingeklappt; Sie können sie bei Bedarf einblenden.

Mit Weiter zum Auftrag gelangen Sie zum Auftragsformular.

Was beim Neuanlegen vorbefüllt wird

Bereich	Vorbefüllte Angaben
Unternehmen	Firmenname, E-Mail, Telefon, Adresse, abweichende Lieferadresse
Kontakt	Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Adresse, abweichende Lieferadresse
Produkt	Name, Artikelnummer, Nettopreis – Währung und Mehrwertsteuer mit Ihren Standardwerten

Prüfen Sie die Angaben vor dem Speichern. Einige Regeln sorgen dafür, dass nichts Unvollständiges übernommen wird:

Adressen werden nur vollständig übernommen – also mit Straße, PLZ und Ort. Fehlt etwas, bleibt das Adressfeld leer und Sie suchen die Adresse wie gewohnt.
Das Land wird aus dem Dokument erkannt, auch in deutscher Schreibweise (z. B. Österreich). Steht kein Land dabei, wird das Land Ihres Unternehmens verwendet. Ein Land, das nicht eindeutig erkannt wird, führt dazu, dass die Adresse leer bleibt – so wird keine ausländische Adresse versehentlich dem falschen Land zugeordnet.
Eine Lieferadresse (z. B. Baustelle oder Montageort) wird nur übernommen, wenn sie sich von der Rechnungsadresse unterscheidet.
Zu lange Werte – etwa eine Telefonnummer mit Fax-Zusatz – werden nicht übernommen.

Möchten Sie eine vorbefüllte Adresse nicht verwenden, entfernen Sie sie über das X neben der Adresse oder schalten Abweichende Lieferadresse? aus. Die Angaben werden dann nicht gespeichert.

Hinweis: Anrede, Produkttyp, Einheit und abweichende Mehrwertsteuersätze wählen Sie beim Anlegen selbst aus.

Schritt 4: Auftrag speichern

Im Auftragsformular sind Titel, Auftragstyp, Beschreibung, Notizen, Kunde, Positionen mit Mengen und – sofern vorhanden – die Vorbereitungsfrist bereits eingetragen.

Wählen Sie bei Vorbereitung zugewiesen an die zuständige Person
Prüfen Sie bei Bedarf Kunde, Positionen und Adresse
Klicken Sie auf Auftrag speichern

Nennt das Dokument eine abweichende Lieferadresse und ist genau diese beim Kunden hinterlegt, ist die Karte Lieferadresse bereits ausgewählt.

Der Auftrag wird mit Vorbereitungsaufgabe angelegt. Ohne Vorbereitungsfrist in der Datei setzt blinkpilot sie auf sieben Tage ab heute. Anschließend kehren Sie zur Prüfliste zurück und machen mit dem nächsten Eintrag weiter.

Tabellen richtig vorbereiten

Bei Excel und CSV erkennt blinkpilot die Spalten an ihren Überschriften – Groß- und Kleinschreibung spielt keine Rolle. Jede Zeile ist eine Position; Zeilen mit derselben Auftragsnummer werden zu einem Auftrag zusammengefasst. Die Auftragsdaten (Kunde, Adresse, Termine) werden aus der ersten Zeile eines Auftrags gelesen.

Angabe	Beispiele für Spaltenüberschriften
Auftragsnummer	Auftragsnummer, Bestellnummer, Auftragsnr
Titel	Betreff, Bezeichnung, Auftragstitel
Beschreibung / Notizen	Beschreibung, Bemerkungen, Anmerkungen
Kunde (Person)	Kunde, Kundenname, Auftraggeber
Firma	Firma, Unternehmen, Firmenname
E-Mail / Telefon	E-Mail, Telefon, Tel, Telefonnummer
Adresse	Straße, Hausnummer, PLZ, Ort, Land
Lieferadresse	Lieferstraße, Liefer-Hausnummer, Liefer-PLZ, Lieferort, Lieferland
Termine	Auftragsdatum, Lieferdatum, Wunschtermin, Vorbereitungsdatum
Produkt	Produkt, Artikel, Leistung, Position
Artikelnummer	Artikelnummer, Artikelnr, SKU
Menge / Preis	Menge, Anzahl, Einzelpreis, Nettopreis

Sie können Aufträge und Positionen auch auf zwei Tabellenblätter einer Excel-Datei verteilen: ein Blatt mit den Auftragsdaten, eines mit den Positionen. Beide Blätter brauchen dann eine Spalte Auftragsnummer.

Tipp: Datumsangaben im Format TT.MM.JJJJ oder JJJJ-MM-TT werden zuverlässig erkannt. Kann ein Datum nicht gelesen werden, erhält der Eintrag den Status Datum unklar und das Auftragsformular zeigt, welches Feld betroffen ist.

Gut zu wissen

Bestehende Kunden bleiben unverändert. Wird ein vorhandener Kunde zugeordnet, übernimmt blinkpilot keine Adressen oder Telefonnummern aus dem Dokument in dessen Stammdaten.
Preise aus dem Dokument dienen der Zuordnung zu Ihren Produkten und als Vorschlag beim Neuanlegen eines Produkts. Als eigener Positionspreis werden sie nicht in den Auftrag übernommen.
Termine: Eine Vorbereitungsfrist aus der Datei wird übernommen. Liefer- und Wunschtermine werden erkannt, erscheinen aber nicht als eigenes Feld im Auftrag – planen Sie den Termin wie gewohnt in der Terminplanung.
Hochgeladene Dateien werden nach zwei Tagen automatisch gelöscht. Die angelegten Aufträge, Kunden und Produkte bleiben selbstverständlich erhalten.
Ein Auftrag lässt sich nur einmal importieren. Ein bereits importierter Eintrag kann nicht ein zweites Mal angelegt werden.