Vorlagen und Wartungspläne

Eine Vorlage beschreibt eine Wartungsart einmal für alle Anlagen. Ein Wartungsplan verbindet eine konkrete Anlage mit einer Vorlage. Aus dem Plan berechnet blinkpilot, wann die nächste Wartung fällig ist.

Vorlagen anlegen

Tipp: Am schnellsten starten Sie mit einem fertigen Paket für Ihr Gewerk (Tab Pakete). Solange noch keine Vorlage existiert, öffnen die Einstellungen direkt dort. Die Tabs stehen in der Reihenfolge, in der die Bausteine aufeinander aufbauen: Pakete, Anlagentypen, Prüflisten, Vorlagen, Qualifikationen, Abläufe & Zeiten, Texte. Oben auf der Seite zeigt eine kurze Erklärung den Zusammenhang Anlagentyp › Prüfliste › Vorlage; ein Klick auf einen Baustein öffnet den passenden Tab. Mit Ausblenden klappen Sie die Erklärung ein – blinkpilot merkt sich das auf diesem Gerät.

1. Gehen Sie zu Wartung > Einstellungen, Tab Vorlagen
2. Klicken Sie auf Vorlage hinzufügen. Der Dialog hat drei Abschnitte; optionale Felder sind gekennzeichnet:
   • Was wird gewartet? – Bezeichnung, Anlagentyp (optional, aber empfohlen: dann passen Prüfpunkte und die Übernahme aus Liste oder Unterlagen besser) und Dauer (Minuten)
   • Wann ist die Wartung fällig? – die Terminregel (siehe unten) und die Toleranz
   • Wer und wie? – Erforderliche Qualifikation (in Terminrunden werden nur Monteure mit dieser Qualifikation eingeplant), Prüfliste, Leistung, Arbeitsanweisung und Material – sie werden in den Wartungsauftrag übernommen. Die Arbeitsanweisung sieht Ihr Monteur in der Ausführung, nicht im Rapport
3. Speichern Sie

In der Liste kennzeichnet aus Paket übernommene Vorlagen. Sie können sie frei ändern; ein erneutes Übernehmen des Pakets ändert sie nicht. Im Tab Pakete sehen Sie je Paket, ob es vollständig Übernommen ist. Sind seit der Übernahme neue Inhalte hinzugekommen, übernehmen Sie sie mit … neue Inhalte übernehmen – Ihre eigenen Änderungen bleiben erhalten.

Prüflisten

Prüflisten legen Sie im gleichnamigen Tab an. Ihre Prüfpunkte sind Messwerte, Ja/Nein-Fragen, Auswahlfelder oder Texte, die der Monteur bei jedem Einsatz im Rapport ausfüllt. Dafür stehen nur Felder mit der Verwendung Rapport (bei jedem Einsatz) zur Auswahl. Neben jedem Prüfpunkt steht sein Typ (z. B. Zahl, Ja/Nein, Auswahl), mit dem Schalter Pflicht legen Sie fest, ob der Monteur ihn ausfüllen muss.

Fehlt ein Feld, legen Sie es direkt im Dialog über + Neues Feld anlegen an: Bezeichnung, Typ und je nach Typ Einheit oder Auswahlmöglichkeiten. Das neue Feld wird zentral gespeichert und steht danach auch in anderen Prüflisten und im Rapport zur Verfügung; Sie finden es unter Admin > Unternehmen > Benutzerdefinierte Felder. Diese Schaltfläche sehen nur Mitglieder, die benutzerdefinierte Felder verwalten dürfen.

Qualifikationen

Qualifikationen legen Sie im Tab Qualifikationen an und ordnen dort über Mitarbeiter zuordnen Ihre Monteure zu. Löschen können Sie eine Qualifikation nur, solange keine Vorlage sie nutzt – auch keine archivierte. Andernfalls steht im Menü der Grund, z. B. „Wird von 2 Vorlagen genutzt“. Entfernen Sie die Qualifikation zuerst aus diesen Vorlagen.

Einträge bearbeiten und archivieren

In allen Listen der Einstellungen funktioniert es gleich: Ein Klick auf die Zeile öffnet den Eintrag zum Bearbeiten. Weitere Aktionen finden Sie im Menü ⋯ am Zeilenende. Ist eine Aktion nicht möglich, steht der Grund direkt darunter. Vor dem Archivieren fragt blinkpilot nach: Archivierte Einträge stehen für neue Pläne nicht mehr zur Auswahl, bestehende Pläne bleiben unverändert. Mit Archivierte anzeigen blenden Sie sie wieder ein.

Tipp: In langen Dialogen wie Vorlage, Prüfliste oder Anlage bleiben Titel und Speichern beim Scrollen sichtbar.

Den Rhythmus wählen

Art der Terminregel	Bedeutung
Intervall ab letzter Wartung	Die nächste Wartung richtet sich nach der zuletzt erledigten, z. B. alle 12 Monate
Fester Kalenderrhythmus	Feste Termine ab einem Ankerdatum, unabhängig davon, wann zuletzt gewartet wurde
Saisonal (jedes Jahr)	Jedes Jahr in einem Zeitraum, z. B. Saison von April bis Juni

Mit Toleranz davor und Toleranz danach (in Tagen) legen Sie das Zeitfenster um den Fälligkeitstermin fest. Innerhalb dieses Fensters darf die Wartung stattfinden. Ein Beispielsatz unter den Feldern rechnet es mit Ihrer Regel vor. In der Vorlage geht er von einer Wartung heute aus, etwa „Bei einer Wartung heute: nächste Fälligkeit am 01.11., möglich vom 25.10. bis 08.11.“. Im Wartungsplan rechnet er ab dem Datum unter Zuletzt erledigt.

Wartungsplan anlegen

Für eine neue Anlage richten Sie den Plan am einfachsten gleich beim Anlegen ein (Abschnitt Wartung im Dialog Anlage hinzufügen, siehe Anlagen). Für bestehende Anlagen oder einen abweichenden Rhythmus:

1. Öffnen Sie die Anlage und klicken Sie in der Karte Wartungspläne auf Plan hinzufügen
2. Wählen Sie die Vorlage – der Rhythmus wird übernommen und lässt sich für diesen Plan anpassen. Beim festen Kalenderrhythmus geben Sie das Ankerdatum an
3. Tragen Sie bei Zuletzt erledigt das Datum der letzten Wartung ein. Lassen Sie das Feld leer, wenn die Anlage noch nie gewartet wurde
4. Optional: Vorlaufzeit (Tage), Wartungsvertrag, Vereinbarter Preis (EUR) und Notizen
5. Speichern Sie

Die Vorlage eines Plans lässt sich später nicht ändern. Für eine andere Vorlage legen Sie einen neuen Plan an.

Tipp: Setzen Sie das Häkchen Wartungsvertrag, wenn Sie mit dem Kunden einen Vertrag haben. Davon hängt ab, ob blinkpilot den Kunden ohne weitere Einwilligung per E-Mail einladen darf – siehe Kundenkommunikation.

Pausieren und deaktivieren

• Pausieren: Mit Pausiert bis und Grund der Pause setzen Sie einen Plan zeitweise aus, z. B. während eines Umbaus
• Deaktivieren: Der Plan erzeugt keine Fälligkeiten mehr. Eine offene, noch nicht eingeplante Fälligkeit wird entfernt. Beim erneuten Aktivieren wird sie neu berechnet

Wie Fälligkeiten entstehen

blinkpilot prüft täglich alle aktiven Pläne. Eine Fälligkeit erscheint, sobald der Beginn des Zeitfensters weniger als die Vorlaufzeit entfernt ist. Ohne eigenen Wert im Plan gilt der Vorlauf für neue Fälligkeiten aus dem Tab Abläufe & Zeiten (Standard: 56 Tage).

Alle Fälligkeiten finden Sie unter Wartung > Fälligkeiten, gruppiert nach PLZ-Bereich. Filtern Sie nach Status (z. B. Überfällig oder Toleranz läuft ab), Vorlage, Mitarbeiter oder Zeitraum. Im Kopf jedes PLZ-Bereichs stehen die Orte; mit In Terminrunde planen legen Sie direkt eine neue Terminrunde für die offenen Wartungen dieses Bereichs an. Ist die Liste leer, sagt blinkpilot, ob noch nichts fällig ist oder ob die Filter zu eng sind – neue Fälligkeiten werden jede Nacht berechnet.

Status	Bedeutung
Offen	Fällig, noch nicht eingeplant
Geplant	Einem Auftrag oder einer Terminrunde zugeordnet
Eingeladen	Der Kunde hat die Einladung erhalten
Bestätigt	Der Kunde hat den Termin bestätigt
Rückruf gewünscht	Der Kunde möchte angerufen werden
Erledigt	Der Rapport ist abgeschlossen
Übersprungen	Diesmal ausgesetzt, z. B. auf Wunsch des Kunden
Abgesagt	Abgesagt, z. B. weil der Kunde keine Wartungen mehr möchte

Ist eine Fälligkeit erledigt oder übersprungen, berechnet blinkpilot die nächste: nach einer Wartung sofort, nach dem Aussetzen spätestens bei der nächsten täglichen Prüfung.

Abläufe & Zeiten

Im Tab Abläufe & Zeiten stehen alle Zeiten als kurze Sätze in einem Formular, z. B. „Wartungen 56 Tage vor Fälligkeit anzeigen“. Neben dem Vorlauf stellen Sie dort ein, nach wie vielen Tagen der Kunde erinnert wird, wann ein unbestätigter Termin freigegeben wird und wie lang das Ankunftsfenster ist. Ein Klick auf Speichern übernimmt alles. Mehr dazu unter Kundenkommunikation.