Einschränkungen & Einstellungen

Die Terminplanung respektiert verschiedene Einschränkungen, um realistische, umsetzbare Termine vorzuschlagen. Diese Anleitung erklärt, was Zeitfenster blockiert und wo Sie die zugehörigen Einstellungen finden.

Was blockiert ein Zeitfenster?

Einschränkung	Beschreibung
Zeitraum	Außerhalb von frühestem Startdatum und spätestem Enddatum des Arbeitsschritts
Feiertag	Gesetzlicher Feiertag im Bundesland Ihres Betriebssitzes
Arbeitszeiten	Außerhalb des Arbeitsplans des Mitarbeiters
Bestehende Termine	Ein anderer Termin des Mitarbeiters liegt bereits in diesem Zeitraum
Mitarbeiterabwesenheit	Mitarbeiter hat Urlaub, ist krank oder anderweitig abwesend
Gerät nicht verfügbar	Benötigtes Gerät ist anderweitig eingeplant oder als abwesend erfasst
Tägliches Stundenlimit	Der Arbeitsschritt würde die tägliche Arbeitszeit inklusive Überstundenzulage überschreiten
Pausen	Das Zeitfenster passt inklusive Pause nicht mehr in den Arbeitstag

Zusätzlich können Terminrestriktionen Zeitfenster ausblenden (siehe unten).

Arbeitspläne (Arbeitszeiten)

Arbeitspläne einrichten

1. Gehen Sie in der Seitenleiste zu Admin > Team
2. Öffnen Sie den Tab Zeitpläne
3. Erstellen oder bearbeiten Sie einen Arbeitsplan
4. Weisen Sie ihn unter Mitglieder dem Teammitglied zu (Arbeitsplan zuweisen)

Was ein Arbeitsplan definiert

Einstellung	Beschreibung
Stunden pro Wochentag	Tägliche Arbeitsstunden je Wochentag (z.B. 8 Stunden am Montag). Tage ohne Stunden gelten als arbeitsfrei
Erster Auftragsbeginn	Frühester Beginn eines Einsatzes am Tag
Letzter Auftragsbeginn	Spätester Beginn eines Einsatzes am Tag
Überstundenzulage (%)	Um wie viel Prozent die täglichen Stunden überschritten werden dürfen

Tipp: Erstellen Sie verschiedene Arbeitspläne für Vollzeit- und Teilzeitmitarbeiter.

Tägliche Stundenlimits

Die Terminplanung rechnet die gesamte tägliche Arbeitsbelastung zusammen:

• Ausführungszeit (tatsächliche Arbeit)
• Fahrzeit zum ersten Einsatz
• Fahrzeiten zwischen den Einsätzen
• Rückfahrt zum Betriebssitz

Pausen zählen nicht zu den Arbeitsstunden.

So funktioniert es

Wenn der Arbeitsplan des Mitarbeiters 8 Stunden ohne Überstundenzulage erlaubt:

• Ein Tag mit 6 Stunden Belastung und ein Arbeitsschritt mit 3 Stunden = nicht vorgeschlagen (9 Stunden)
• Ein Tag mit 4 Stunden Belastung und ein Arbeitsschritt mit 3 Stunden = vorgeschlagen (7 Stunden)

Überstundenzulage

Einstellung	Auswirkung bei 8 Stunden
0%	Striktes Limit (max. 8 Stunden)
10%	Erlaubt bis zu 8,8 Stunden
25%	Erlaubt bis zu 10 Stunden

Zeitfenster im Bereich der Überstundenzulage werden mit einem Überstunden-Hinweis und der Auslastung in Prozent markiert.

Feiertage

Gesetzliche Feiertage werden automatisch ausgeschlossen. Maßgeblich ist das Bundesland, das sich aus der Adresse Ihres Betriebssitzes ergibt. Sie müssen Feiertage nicht als Abwesenheit erfassen.

Hinweis: Die manuelle Terminplanung prüft Feiertage nicht.

Abwesenheiten

Abwesenheiten erfassen

1. Gehen Sie in der Seitenleiste zu Abwesenheit
2. Fügen Sie eine neue Abwesenheit hinzu
3. Wählen Sie Teammitglied oder Betriebsmittel, Datum, Zeit und Art der Abwesenheit

Abwesenheitsarten

• Urlaub
• Büroarbeit
• Termin
• Krankheit
• Persönlich
• Schulung
• Sonstiges

Wenn Sie einen Arbeitsschritt terminieren, legt blinkpilot automatisch eine Abwesenheit vom Typ Auftrag für den Mitarbeiter und die benötigten Geräte an.

Auswirkung auf die Terminplanung

• Zeitfenster während Abwesenheiten werden nicht vorgeschlagen
• Ganztägige Abwesenheiten entfernen den gesamten Tag aus der Verfügbarkeit
• Teilweise Abwesenheiten blockieren nur die angegebenen Stunden

Geräteverfügbarkeit

Wenn ein Arbeitsschritt Geräte (Betriebsmittel) benötigt, prüft die Terminplanung:

• ob das Gerät zur vorgeschlagenen Zeit anderweitig eingeplant ist
• ob für das Gerät eine Abwesenheit erfasst ist (z.B. Wartung oder Reparatur)
• wie viele Einheiten des Geräts Sie besitzen

Geräte in der Vorbereitung angeben: Fügen Sie die benötigten Betriebsmittel dem Arbeitsschritt in der Vorbereitung hinzu.

Geräte sperren: Erfassen Sie unter Abwesenheit eine Abwesenheit für das Betriebsmittel, z.B. für eine Wartung.

Terminrestriktionen

Mit Terminrestriktionen hinterlegen Sie Wünsche oder Vorgaben des Kunden, die bei der Terminplanung beachtet werden sollen.

Terminrestriktionen eingeben

1. Öffnen Sie die Vorbereitung des Auftrags
2. Tragen Sie die Vorgaben im Feld Terminrestriktionen als freien Text ein, z.B. „nur Di/Do nachmittags" oder „am 1.9.2026 kein Termin möglich"
3. blinkpilot wertet den Text per KI aus und erkennt daraus erlaubte oder gesperrte Zeitfenster pro Wochentag sowie gesperrte Tage

Die Terminrestriktionen gelten für alle Arbeitsschritte dieser Vorbereitung.

Auswirkung auf die Terminplanung

• Zeitfenster, die gegen eine Terminrestriktion verstoßen, werden ausgeblendet und in einem eigenen Bereich angezeigt („… durch Terminrestriktion ausgeblendet")
• Zu jedem ausgeblendeten Zeitfenster sehen Sie den Grund, z.B. Außerhalb des erlaubten Zeitfensters oder Gesperrtes Datum
• Mit Diesen Termin trotzdem auswählen können Sie ein ausgeblendetes Zeitfenster dennoch buchen
• Angaben, die nicht eindeutig erkannt werden, filtern keine Zeitfenster. Prüfen Sie die Vorschläge daher immer selbst

Hinweis: Die manuelle Terminplanung berücksichtigt keine Terminrestriktionen.

Pausen

Pausen einrichten

1. Gehen Sie in der Seitenleiste zu Admin > Team
2. Öffnen Sie den Tab Routinen
3. Klicken Sie auf Arbeitsroutine hinzufügen und legen Sie Name (z.B. „Mittagspause"), Startzeit, Dauer (Minuten) und Wochentage fest

Arbeitsroutinen gelten für das gesamte Team an den gewählten Wochentagen.

Auswirkung auf die Planung

• Pausen werden automatisch in jedes Zeitfenster eingeplant
• Fällt eine Pause in die Ausführung, verlängert sich das Zeitfenster um die Pausendauer
• Pausenzeit wird in der Zeitleiste angezeigt, zählt aber nicht zu den Arbeitsstunden
• Passt ein Zeitfenster mit Pause nicht mehr in den Arbeitstag, wird es nicht vorgeschlagen

Fahrzeit

Startort

Alle Teammitglieder beginnen und beenden ihren Tag am Betriebssitz. Die Adresse pflegen Sie unter Admin > Unternehmen im Feld Adresse.

Berechnung

• Die Fahrzeit wird über einen Routing-Dienst (HERE) für die tatsächliche Strecke berechnet
• Echtzeit-Verkehr wird nicht einbezogen
• Ist der Routing-Dienst nicht erreichbar oder fehlt für eine Adresse die Geokodierung, verwendet blinkpilot eine Schätzung

Fahrzeitpuffer

Sie können auf jede berechnete Fahrzeit einen Puffer aufschlagen, z.B. für Parkplatzsuche oder Verkehr in Ihrer Region.

1. Gehen Sie in der Seitenleiste zu Admin > Unternehmen
2. Öffnen Sie den Tab Routing
3. Wählen Sie unter Routing-Einstellungen den Puffertyp – Absolut (Minuten) oder Prozentsatz – und tragen Sie den Pufferwert ein

Abhängigkeiten zwischen Arbeitsschritten

Die Terminplanung prüft derzeit nicht, ob ein vorheriger Arbeitsschritt bereits terminiert ist oder vor dem nächsten endet. Terminieren Sie zusammenhängende Arbeitsschritte (z.B. Lieferung vor Installation) in der richtigen Reihenfolge und prüfen Sie die Reihenfolge im Kalender.

Best Practices

1. Arbeitspläne zuerst einrichten - Die Terminplanung braucht Verfügbarkeitsdaten

2. Abwesenheiten aktuell halten - Erfassen Sie Fehlzeiten, sobald sie bekannt sind

3. Realistische Dauer angeben - Je genauer die geschätzte Dauer in der Vorbereitung, desto besser passen die Vorschläge

4. Geräte angeben - Fügen Sie benötigte Betriebsmittel in der Vorbereitung hinzu

5. Fahrzeitpuffer prüfen - Passen Sie den Puffer an, wenn die Fahrzeiten in Ihrer Region regelmäßig länger sind

6. Regelmäßig überprüfen - Aktualisieren Sie die Einstellungen, wenn sich in Ihrem Betrieb etwas ändert