Vorbereitungsphase
Aufträge für die Planung vorbereiten
Vorbereitung ist die erste Phase der Auftragsausführung. Gute Vorbereitung verhindert Probleme in späteren Phasen.
Vorbereitungsaufgabe
Wenn ein Auftrag erstellt wird, wird automatisch eine Vorbereitungsaufgabe generiert.
Was ist Vorbereitung?
Vorbereitung bedeutet sicherzustellen, dass alles vor der Terminplanung und Ausführung dokumentiert und bereit ist:
- Arbeitsanweisung aufschreiben (allgemein oder spezifisch pro Arbeitsschritt)
- Benötigte Ressourcen identifizieren und im Arbeitsschritt hinterlegen
- Ort der Ausführung festlegen (beim Kunden Vor Ort oder vorbereietender Arbeitsschritt (Vorfertigung) in der Werkstatt)
- Mitarbeiter zuweisen zur Ausfürhung sowie zur Kommissionierung
- Datum oder Zeitraum in welcher die Ausführung terminiert werden muss festlegen
- Dauer der Ausführung schätzen / festlegen (dies ist wichtig für die intelligente Terminierung)
- Abhängigkeiten definieren von mehreren Arbeitsschritten innerhalb eines Auftrags, damit die intelligente Terminierung diese berücksichtigt
- Präferenzen der Kommunikation zur Terminierung mit dem Kunden festlegen (E-Mail oder Telefon. Bei Auswahl der Option Telefon wird automatisch eine Aufgabe erstellt um den Kunden zu informieren)
Zuständigen und Fälligkeit setzen
Wenn Sie den Auftrag aus einem Angebot erstellt haben:
- Sie können diese während des "Angebot annehmen"-Flows setzen
Andernfalls:
- Bearbeiten Sie den Auftrag, um die Vorbereitung zuzuweisen
Nach der Vorbereitung
Sobald die Vorbereitung abgeschlossen ist:
- Auftragsstatus wechselt zu "In Terminierung"
- Auftrag kann nicht mehr bearbeitet werden (gesperrt)
- Auftrag ist bereit für die Terminplanung
Best Practices
- Vorbereitung nicht überstürzen - eine saubere Vorbereitung macht die Terminplanung und Ausführung umse einfacher
- Adressen verifizieren - Falsche Adressen verursachen Planungsprobleme
- Besonderes dokumentieren - Interne Notizen für ungewöhnliche Anforderungen