Dokumente verwalten
Dateien an Aufträgen und Rapporten hochladen, einsortieren, herunterladen und löschen
Dokumente sind immer an einen Auftrag oder einen Rapport gebunden. Öffnen Sie den Vorgang, mit dem Sie arbeiten möchten, und nutzen Sie dessen Reiter bzw. Abschnitt Dokumente.
Ein Dokument hochladen
- Öffnen Sie den Auftrag oder Rapport
- Gehen Sie zum Reiter Dokumente (Auftrag) bzw. Abschnitt Dokumente (Rapport)
- Klicken Sie auf Hochladen
- Wählen Sie eine Datei und eine Kategorie
- Ergänzen Sie optional eine Beschriftung und bestätigen Sie
Kategorien
Eine Kategorie hilft Ihnen, Dateien später schnell wiederzufinden:
| Kategorie | Wofür |
|---|---|
| Angebot & Vertrag | Kaufmännische Dokumente wie unterschriebene Angebote |
| Technische Dokumente | Datenblätter, Pläne, Spezifikationen |
| Fotos vom Einsatz | Aufnahmen vor Ort |
| Sonstige | Alles Übrige (Standard) |
Anforderungen an Dateien
- Maximale Größe: 25 MB pro Datei
- Unterstützte Formate: PDF, JPEG, PNG, WebP, HEIC, Textdateien, Word (.doc/.docx), Excel (.xlsx)
Dateien in anderen Formaten oder größer als 25 MB werden mit einem Hinweis abgelehnt.
Hinweis: blinkpilot zeigt statt einer Vorschau ein Datei-Symbol. Klicken Sie ein Dokument an, um die Originaldatei in einem neuen Tab zu öffnen.
Sensible Daten kennzeichnen
Enthält ein Dokument besonders schützenswerte personenbezogene Daten (etwa Gesundheitsdaten), markieren Sie es beim Hochladen als sensibel. Sie werden nach der Rechtsgrundlage gefragt, und die Datei erhält ein „Art. 9"-Kennzeichen, damit Ihr Team sorgsam damit umgeht.
Ein Dokument herunterladen
Klicken Sie ein Dokument an, um es zu öffnen. blinkpilot erzeugt einen sicheren, kurzlebigen Link und öffnet die Originaldatei in einem neuen Browser-Tab.
Ein Dokument löschen
Öffnen Sie das Menü des Dokuments und wählen Sie Löschen. Wer löschen darf, hängt von Ihrer Rolle ab – siehe Rollen und Berechtigungen weiter unten.
Achtung: Manche Dokumente sind gesperrt und können nicht gelöscht werden. Sobald ein Rapport abgeschlossen ist, werden dessen Fotos, Unterschriften und PDF aus rechtlichen Gründen zu dauerhaften Nachweisen. Angebots-PDFs angenommener Angebote sind ebenso gesperrt. Gesperrte Dateien zeigen einen Hinweis „unveränderlich" und haben keine Lösch-Option.
Rollen und Berechtigungen
| Aktion | Inhaber | Manager | Mitarbeiter |
|---|---|---|---|
| Hochladen | ✅ | ✅ | ✅ |
| Ansehen & Herunterladen | ✅ | ✅ | ✅ |
| Löschen | ✅ | ✅ | Nur eigene Uploads |
- Mitarbeiter können Dateien hochladen und selbst hochgeladene Dateien löschen, jedoch nicht die von anderen.
- Dokumente der Kategorie Angebot & Vertrag (etwa angenommene Angebote mit Preisen) sind für Mitarbeiter ausgeblendet. Nur Inhaber und Manager sehen sie.
- Dokumente an einem Rapport lassen sich nur hinzufügen oder entfernen, solange der Rapport ein Entwurf ist.