Aufträge

Aufträge repräsentieren tatsächliche Arbeitsverpflichtungen. Aufträge in blinkpilot führen Ihr Team durch Vorbereitung, Planung und Ausführung.

Auftrags-Lebenszyklus

Aufträge durchlaufen mehrere Phasen:

Angebot angenommen → Auftrag erstellt → Vorbereitung → Planung → Kommissionierung → Ausführung → Fertig

Phasen erklärt

Phase	Was passiert
Vorbereitung	Arbeitsanweisungen aufschreiben, Arbeitsschritte definieren, Mitarbeiter zuordnen, Ressourcen (Materialien, Komponenten, Betrebsmittel) zuordnen, Zeitraum festlegen innerhalb welchem die Arbeiten terminiert werden sollen
Terminplanung	Planen, wann und wer die Arbeit erledigt
Kommissionierung	Materialien, Komponenten und Betriebsmittel für die Ausführung vorbereiten
Ausführung	Die eigentliche Arbeit durchführen

Auftragsstatus

Aufträge haben einen abgeleiteten Status basierend auf dem Fortschritt:

• Offen - Gerade erstellt, nichts begonnen
• In Vorbereitung - Vorbereitungsaufgaben werden erledigt
• In Planung - Bereit zur Terminplanung
• In Kommissionierung - Materialien werden vorbereitet
• In Ausführung - Arbeit läuft

Die Auftragszentrale

Wenn Sie einen Auftrag öffnen, landen Sie in der Auftragszentrale – Ihrem Cockpit für diesen einzelnen Auftrag. Hier sehen Sie auf einen Blick, was als Nächstes zu tun ist, wer dafür zuständig ist und wo der Auftrag aktuell steht.

Kopfbereich: Status auf einen Blick

Ganz oben sehen Sie:

• Auftragstitel und Auftragsnummer
• Statusbadge – die aktuelle Phase (z.B. In Vorbereitung, In Kommissionierung & Ausführung, Fertig)
• Fortschrittsbadge – z.B. 3 / 8 erledigt zeigt abgeschlossene Arbeitsschritte
• Archiv-Hinweis – falls der Auftrag archiviert wurde, mit Option zum Wiederherstellen
• Aktionen – Auftrag bearbeiten (nur bis Vorbereitung abgeschlossen) und verknüpfte Datensätze (Angebot, Rechnung etc.) öffnen

Hinweis: Aufträge, die aus einem Angebot entstanden sind, lassen sich nicht direkt bearbeiten. Änderungen erfolgen über das Quellangebot.

Arbeitsschritte-Übersicht

Direkt unter dem Kopfbereich finden Sie vier Spalten – eine pro Phase. Jede Spalte zeigt die nächste offene Aktivität dieser Phase:

Spalte	Inhalt	Farbe
Vorbereitung	Anstehende Vorbereitungsaufgabe	Blau
Terminplanung	Nächstes ungeplantes Segment	Lila
Kommissionierung	Nächste offene Kommissionierung	Amber
Ausführung	Nächster auszuführender Arbeitsschritt	Grün

Jede Karte enthält:

• Bezeichnung – z.B. Arbeitsschritt 1 bei mehrteiligen Aufträgen
• Zuständige Person – Mitarbeiter, dem die Aktivität zugewiesen ist
• Datum – Fälligkeitsdatum (bzw. Startdatum bei Ausführung)
• Statusbadge – Offen oder Erledigt
• Aktionsbutton – Aktivität starten führt direkt zum passenden Bearbeitungsschritt

Spalten ohne offene Aktivität zeigen einen gestrichelten Platzhalter. So erkennen Sie sofort, in welcher Phase noch Arbeit wartet und in welcher bereits alles erledigt oder noch nichts vorbereitet ist.

Tipp: Mitarbeiter (ohne Verwaltungsrechte) sehen für Vorbereitung und Terminplanung keinen Aktionsbutton – diese Phasen werden vom Management gestartet.

Detail-Cards

Im unteren Bereich sind die Auftragsinformationen auf mehrere Karten verteilt:

Linke Spalte (Hauptinhalt)

• Beschreibung – Freitext zum Auftragsumfang, sofern hinterlegt
• Auftragspositionen – Tabelle aller Produkte und Leistungen mit Mengen und Preisen
• Notizen – gesammelte Notizen aus allen Aktivitäten (Vorbereitung, Kommissionierung, Ausführung), chronologisch gruppiert

Rechte Spalte (Sidebar)

• Kunde – Firma, Hauptkontakt und ggf. abweichende Lieferadresse. Bei Firmenkunden können Sie zwischen den hinterlegten Ansprechpartnern wechseln.
• Auftragsdetails – Auftragsart (Dienstleistung, Ware oder Beides), Erstellungs- und Änderungsdatum
• Auftragsfortschritt – vertikale Schritt-für-Schritt-Anzeige aller Phasen. Hier sehen Sie nicht nur die Phase, sondern jedes einzelne Segment mit Status. Aufklappbare Schritte zeigen alle Teilaktivitäten – z.B. drei Ausführungssegmente eines mehrtägigen Auftrags.

So nutzen Sie die Auftragszentrale effizient

1. Öffnen Sie zuerst den Statusbadge und die Arbeitsschritte-Übersicht – damit wissen Sie sofort, was als Nächstes ansteht.
2. Springen Sie direkt aus der Karte in die jeweilige Aktivität – ohne Umwege über Menüs.
3. Halten Sie Notizen aktuell – sie erscheinen automatisch in der Notizen-Karte und sind später nachvollziehbar.
4. Nutzen Sie Verknüpfte Datensätze ansehen – um schnell zwischen Angebot, Auftrag, Terminen und Rechnung zu wechseln.

In diesem Abschnitt

• Auftrags-Workflow - Den vollständigen Prozess verstehen
• Vorbereitungsphase - Arbeit vorbereiten
• Kommissionierung - Materialvorbereitung
• Ausführung - Die Arbeit abschließen

Schnelltipps

1. Vorbereitung zuerst - Gute Vorbereitung verhindert spätere Probleme
2. Planer nutzen - Lassen Sie blinkpilot den Zeitplan Ihres Teams optimieren
3. Fortschritt verfolgen - Aufgabenstatus aktualisieren, um alle zu informieren
4. Alles dokumentieren - Notizen für besondere Umstände verwenden